arquivologia

Etapas de arquivamento

São as seguintes as fases de arquivamento: inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e guarda dos documentos.

Inspeção
Consiste no exame, por intermédio da leitura, do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.

Estudo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas.

Classificação
Consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas através de um processo interpretativo.

Codificação
Consiste na aposição dos símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado.

Ordenação
É o agrupamento dos documentos de acordo com a classificação e codificação adotadas. Sua finalidade é agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.

Guarda dos documentos
É o arquivamento propriamente dito.
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Resumindo, as fases da gestão de documentos são:
P rodução: refere-se à elaboração de documentos;
U tilização: abrange as atividades de protocolo, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária;
A valiação: visa analisar os documentos para se estabelecer seu tempo de guarda;
D estinação: fase em que os arquivos serão eliminados ou receberão arquivamento permanente.

A fase da gestão de documentos que inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária é denominada fase de utilização de documentos.[c]

A unidade de acondicionamento predominante nos arquivos correntes são as caixas-arquivo. [e]
O único erro da questão é afirmar que o acondicionamento em caixas é a forma mais comum em arquivos correntes, quando na verdade a forma mais comum de acondicionamento de documento nesta fase é em 
pastas suspensas.

Somente serão aceitos, nos arquivos, os processos que, finalizado o trâmite, possuírem o indicativo "arquive-se", aposto pela autoridade competente.[c]

Os documentos, independentemente do suporte, devem ser acondicionados da mesma forma.

a) o papel emulcionado diz respeito a fotografias - seria Iconográficos

b) cinematográficos tem movimento! estáticos são os iconográficos

c) correto, fala dos suportes físicos

d) microfilme não tem reconhecimento no brasil ?

e) a forma (estágio de preparação), eu posso fazer de maneiras diferentes 

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 Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução

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A função dos arquivos correntes referem-se às atividades vinculadas ao recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos.

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De acordo com a tabela de temporalidade, os documentos de arquivo podem ser eliminados nas fases arquivísticas corrente, intermediária ou permanente.

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Uma maneira encontrada para resolver vários problemas dos arquivos é dividi-los em arquivos correntes, intermediários e permanentes.[c]

--A ênfase ao valor primário é característica marcante dos documentos de um arquivo corrente, condição não verificada nas outras idades documentais.[e]--------------------------------------------------

O arquivo intermediário se dedica à conservação de documentos que ainda possuem valor primário (administrativo, legal ou fiscal), mas que deixaram de ser consultados frequentemente pela instituição, não mais justificando sua guarda em um local próximo daquela.===========

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arquivos correntes e intermediários ---- valor primário
arquivos permanentes ---- valor secundário================

Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

  Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.

Lembrando que os Poderes Legislativo e Judiciário Federal terão autonomia para o controle de seus arquivos e legislação estadual, distrital e municipal definirá os critérios de organização de seus arquivos.

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Os programas de gestão de documentos devem conter orientações quanto à transferência e ao recolhimento de documentos dos arquivos correntes aos intermediários e destes aos permanentes, conforme os prazos previstos no plano de classificação.[e]Se refere a plano de avaliação, ou seja a famosa tabela de temporalidade

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" Lista de Transferência/Termo de Transferência/Ata de Transferência: instrumento de controle da

passagem de documentos  do Arquivo Corrente  para o Arquivo Intermediário.

DICA DE PROVA: Lista, Ata ou Termo de Eliminação: a eliminação deverá ser registrada em Ata ou Termo de Eliminação

onde constam os seguintes dados: órgão produtor, série documental, datas-limite, quantidade eliminada (em meros lineares),

data da eliminação, assinatura dos responsáveis.”

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TRAMITAÇÃO - É a movimentação do processo (E NÃO DE DOCUMENTOS, COMO CONSTA NA ASSERTIVA) de uma unidade à outra, interna ou externa, através de sistema próprio.

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[c]A elaboração do código de classificação de documentos acontece na fase de utilização de programa de gestão de documentos.

GABARITO: CERTA.

A gestão de documentos envolve as sete funções arquivísticas: criação, classificação, avaliação, difusão, descrição, aquisição e preservação.

c

c

a

d

d

a

p

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A fase de avaliação e destinação de documentos constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades de criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normatização do acesso à documentação.[e]

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A análise e a avaliação dos documentos para o estabelecimento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinação.===============

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Protocolo

4. Expedição/Distribuição

É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Chama-se de distribuição quando é interna, e expedição quando direcionada a outra instituição.

5. Controle da Tramitação/Movimentação

O protocolo deverá fazer o controle da tramitação dos documentos, mediante sistema manual ou informatizado, no sentido de identificar os departamentos pelos quais passam os documentos. Tal controle sobre a movimentação dos documentos é importante para se saber em que local se encontra determinado documento em um dado momento, bem como para se consultar os últimos andamentos realizados na sua tramitação.

A classificação de documentos é uma rotina do setor de protocolo.

Controle: Relacionado à tramitação dos documentos.

Registro: É o processo de protocolização.

Autuação: Ação pela qual um documento recebido no protocolo passa a constituir processo.

Classificação: O documento é classificado de acordo com o plano de classificação da instituição.

Recebimento: É a entrada de documentos vindos de terceiros.

Expedição: Envio de documentos a outra instituição.

Distribuição: Envio de documentos para setores internos da instituição.

[e]O controle da tramitação é uma atividade de protocolo e é realizado sempre que o documento é expedido.

Os procedimentos de registro e autuação de documentos são atividades do protocolo. O registro consiste no cadastramento de documento recebido em um sistema de controle, manual ou informatizado, que atribui um número ao documento. A autuação ocorre quando um documento passa a constituir um processo. [c]

O processo é formado por um documento ou conjunto de documentos que exigem um estudo mais detalhado, despachos, pareceres técnicos, anexos ou instruções para pagamento de despesas. Precisa ser protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos.[c]

As rotinas de protocolo compreendem o recebimento do documento, o registro do documento no sistema e a distribuição do documento ao(s) destinatário(s), não sendo estendidas essas rotinas aos documentos de caráter particular.[c]

Segundo a Portaria Normativa SLTI nº 05/2002 descreve no seu texto legal que jamais qualquer correspondência poderá permanecer por mais de 24h (vinte e quatro horas) nos protocolos,salvo aquelas recebidas às sextas-feiras, véspera de feriados ou pontos facultativos.[c]

4.PROCEDIMENTOS COM RELAÇÃO À CORRESPONDÊNCIA

O protocolo central receberá a correspondência e verificará se o destinatário ou a unidade pertencem ou não ao órgão ou entidade; em caso negativo, devolverá a correspondência ao remetente, apondo o carimbo, e identificando o motivo da devolução.[c]

O servidor deve identificar cada processo, registrando, na capa, a procedência, a data, o nome do interessado e o assunto.[e]

Deve conter na capa de processos, além do Nº de Protocolo:

         "PIPA DA HORA"

Nº do Processo
           Interessado
           Procedência
           Assunto

           DAta / HORA

O processo somente pode ser autuado a partir de um documento original. Documentos enviados por fax ou qualquer tipo de cópia, mesmo que autenticada, não podem ser autuados.[c]

A existência do arquivo intermediário é justificada pelos altos custos de manutenção dos documentos nos arquivos correntes.[c]

"Arquivo geral ou central: aqueles destinado a receber os documentos correntes provenientes de diversos setores, centralizando as atividades de arquivo corrente."

O arquivo de imprensa é um tipo de arquivo técnico, contudo diferente do arquivo especializado.