MICROFILMAGEM - Arquivologia

Classificação = Intelectual

Ordenação = Intelectual

Arquivamento (ato de arquivar) - Físico

Microfilmagem Eletrônica: O processo da Microfilmagem Eletrônica consiste na captura de documentos através da digitalização, onde os documentos são armazenados de maneira permanente e ficam protegidos e preservados contra alterações e mudanças tecnológicas.

Objetivos da Microfilmagem: a) reduzir o seu volume; b) garantir a sua durabilidade.
Qualquer determinação para microfilmar documentos deve ser baseada nos seguintes princípios: os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa operação; o processo de microfilmagem é de alto custo, devendo-se, por isso, sopesar esse custo contra o da preservação dos documentos na forma original; e os documentos a serem microfilmados devem ter características físicas que se prestem à filmagem. 

Benefícios da Microfilmagem:
01 - Economia de espaço - acima de 95%;
02 - Eliminação dos arquivos convencionais;
03 - Documento microfilmado tem o mesmo valor do documento
original em papel;
04 - Cópia de segurança – garantia contra sinistro;
05 - Longevidade do Microfilme – 500 anos;
06 - Eliminação dos documentos;
07 - Amparo Legal - lei 5.433 de 08/05/1968;
08 - Agilização na recuperação da informação, visando atender necessidades administrativas e de auditoria.

GRAVE ISSO:  A MICROFILMAGEM TEM ALTO CUSTO NO PROCESSO DE ADOÇÃO e BAIXO CUSTO NA MANUTENÇÃO

Tipos de Microfilmagem

Microfilmagem de segurança: realizada com o objetivo de garantir a autenticidade da informação. Geralmente é utilizada para evitar adulterações fraudulentas no conteúdo de documentos, ou para manter a informação em caso de danos irreparáveis ao mesmo.

Microfilmagem de substituição: realizada com o objetivo de manter a informação após a eliminação documento. Utiliza-se em documentos de valor temporário que contenham informações relevantes. Assim os documentos podem ser eliminados e a informação mantida.

Microfilmagem de complemento: realizada com o objetivo de manter no arquivo da instituição documentos que pertencem a outras instituições. Geralmente são documentos muito importantes para uma instituição e pertencem a outras nações.

Microfilmagem de preservação: realizada com o objetivo de evitar o manuseio dos documentos originais. Geralmente é utilizada em documentos muito antigos, frágeis ou parcialmente danificados, para que sejam preservados por mais tempo. Os documentos originais são armazenados sob condições favoráveis, e os usuários têm acesso somente aos microfilmes.

Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução.

A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia.

Os microfilmes originais e os filmes cópias resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.

Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente,não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.

Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original.

Documentos arquivísticos digitais recebidos por meio de procedimento de transferência ou recolhimento à instituição arquivística público devem estar sob a forma não criptografada ou descriptografada e sem qualquer outro atributo tecnológico que impeça o acesso.

Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminado por INCINERAÇÃO, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure sua desintegração.

A produção do microfilme implica a elaboração de três filmes:

- a matriz;
- o filme original negativo, em sais de prata, que ficará permanentemente armazenado em casa forte climatizada e afastada das espécies microfilmadas;
- uma cópia ou filme de 2º geração, em prata positivo, com a função de backup e de onde se fazem as reproduções e uma cópia em diazo positivo destinado à consulta e leitura.

"A autenticidade é a qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração, e deve ser garantida em qualquer suporte em que ele esteja registrado (papel, CD, microfilme). Esta caraterística se dá com base na análise da forma e do conteúdo e no ambiente de produção, manutenção/uso e preservação desse documento. Uma das formas de verificação da autenticidade é a rastreabilidade dos documentos em trilhas de auditoria, que permite verificar a ocorrência de acesso e uso indevidos a esses documentos, A rastreabilidade é uma forma de garantir que o documento arquivístico é autêntico, e que não sofreu alteração, corrompimento e adulteração."

Para a geração de matrizes e derivadas em formatos de arquivo digitais, recomenda-se sempre a adoção dos formatos abertos (open sources) por permitirem melhores condições de acesso e preservação em longo prazo, e uma menor dependência de software e hardware.
O formato mais utilizado para os representantes digitais matrizes é o formato TIFF (Tagged Image File Format) 28, que apresenta elevada definição de cores sendo amplamente conhecido e utilizado para o intercâmbio de representantes digitais entre as diversas plataformas de tecnologia da informação existentes.
Também pode ser apreciado o uso de outros dois formatos digitais: o formato Portable Network Graphics - PNG29 e o formato JPEG 200030.

As três fases básicas da gestão de documentos são produção, utilização e destinação dos documentos. 

GABARITO: CERTA.

Documentos de natureza digital, ou seja, produzidos, tramitados e armazenados apenas em sistema computacional, como mensagens de correio eletrônico, sítios na Internet, planilhas eletrônicas, fotografias e vídeos, não podem ser considerados documentos arquivísticos e, portanto, não devem ser incluídos nos sistemas de gestão de documentos.[e]

Acerca da realidade arquivística brasileira, julgue o item a seguir.

O uso de tecnologias da informação sem o devido tratamento arquivístico contribui para o surgimento de massas documentais digitais.[c]

Entre as pessoas envolvidas na produção de materiais digitais, incluem-se o autor, o originador e o destinatário.[c]

 São exemplos de documentos arquivísticos digitais: planilhas eletrônicas, mensagens de correio eletrônico, sítios na internet, bases de dados e também textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravações sonoras, dentre outras possibilidades, em formato digital.

"Prazo de guarda na fase corrente é um elemento de metadado vinculado à classe."

Classe se refere aos diversos níveis de agregação do plano de classificação (classes, subclasses, grupos, subgrupos, etc.). Em cada "classe" estão associadas informações sobre a temporalidade e a destinação previstas para os documentos nela classificados. Todas as alterações ocorridas no plano de classificação devem ficar registradas nos metadados da classe.

Classe, documento, evento de gestão, agente, componente digital e evento de preservação são entidades para as quais existem metadados definidos.

A migração de suportes é uma técnica importante para combater a rápida obsolescência dos software e hardware, que compromete a preservação de documentos digitais.[c]

A digitalização de documentos é vantajosa, pois permite o acesso múltiplo e simultâneo aos documentos e, além disso, possui ampla aceitação legal.[e]A microfilmagem é a unica forma legal de se substituir os documentos originais, documentos digitalizados nao possuem aceitação legal visto que podem ser facilmente editados

Fenômeno da Obsolência tecnológica: as mídias tecnológicas estão sujeitas a uma série de fatores que inviabilizam a preservação prolongada e o acesso futura às informações contidas em tais meios . Problemas nas mídias , no hardware  e até software (programas de leitura de informação).
Seu disquete, por exempo, produzido na década passada , não é mais acessível pq já está degastado.
A migração das informações das informações digitais para novos suportes e mídias evitam a ação da obsolência tecnológica
Fonte: Arquivologia Facilitada

  Preservação de Documentos: conservação, armazenamento e restauração.

Conservação: estender a vida útil do documento; Armazenamento: guarda ou acondicionamento do documento; Restauração: revitalizar ou recuperar o documento.

Técnicas de Conservação:

- Desinfestação: destruição ou inibição de insetos;

- Higienização ou limpeza: retirada de poeira e outros;

- Alisamento: colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável e expô-los à ação do ar com forte percentagem de umidade, durante uma hora e, em seguida, passá-los a ferro, folha por folha.

- Restauração ou reparo: recuperação e reforço de documentos danificados. (Pode ser considerada uma atividade distinta da Conservação).

Técnicas de Restauração:

- Silking: utiliza tecido de grande durabilidade, mas devido ao uso de adesivo à base de amido, afeta suas qualidades permanentes.

- Banho de gelatina: mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistência, não prejudica a visibilidade e flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos tratados por este processo, que é manual, tornam-se suscetíveis ao ataque de insetos e fungos.

- Tecido: reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel é aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, além de reduzir a legibilidade e flexibilidade.

- Laminação: se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, prensado sob pressão e temperatura elevada.

- Laminação manual: matéria-prima básica da laminação mecanizada, não usa calor nem pressão, que são substituídos pela acetona. Esta, ao entrar em contato com o acetato, transforma-o em camada semiplástica que, ao secar, adere ao documento, juntamente com o papel de seda.

- Encapsulação: utiliza películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um espaço de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lâminas.

Tipos de documentos: O tipo documental é a configuração que a espécie documental assume quando vinculada à função/atividade do documento.

Tipologia (tipo) = espécie + função. 

Exemplo.: Certidão (espécie) + Nascimento (função) =  Certidão de Nascimento

Os documentos públicos são identificados como ativos, temporários e elimináveis.