Para preservar os documentos considerados de valor permanente, é importante produzi-los em papel com pH neutro e sem elementos metálicos. [c]
São atividades características do arquivo permanente: arranjo, descrição, publicação, conservação e referência.[c]
O instrumento utilizado para a classificação dos documentos do arquivo permanente é o quadro de arranjo[c]
O inventário é utilizado para classificar os documentos de arquivo.[e]
ATIVIDADES DA FASE PERMANENTE:
1. Arranjo: reunião dos doc. de forma esttrutural ou funcional.
2. Referência: política de acesso e uso do doc.
3. Descrição e publicação: a partir das informações subtraídas, pode-se elaborar "instrumentos de pesquisa", que, por sua vez, tornam o acervo mais acessível e divulgam o conteúdo e as características dos docs.
4. Conservação
INTRUMENTOS DE PESQUISA:
1. Guia: Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos
2. Inventário: Instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo ou de uma ou mais de suas subdivisões toma por unidade a série, respeitada ou não a ordem da classificação
3. Catálogo: Constituem-se em instrumentos voltados para a localização específica de unidades documentais. O catálogo dará continuidade à descrição da série iniciada com o inventário, detendo-se, agora, em cada documento, respeitando ou não a ordenação destes dentro da série
4. Repertório
5. Índice: Relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referências para sua localização
6. Edição de texto
A descrição multinível, que leva em consideração a estrutura da organização de um acervo, permite a recuperação das informações dos documentos que o integram em diferentes níveis, do mais genérico ao mais específico, estabelecendo relações verticais e horizontais entre esses documentos. [c]
Arranjo documental é o processo de agrupamento de documentos singulares em unidades significativas e de agrupamento de tais unidades entre si, em relação significativa. [c]
As atividades de recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação são de responsabilidade do arquivo permanente. [e]
A organização dos documentos de valor permanente é feita com base nos critérios estabelecidos pelos postulados teóricos da gestão de documentos.[e]
Gestão de documentos só fase corrente e intermediária, pois na fase permanente o arquivo não tem mais valor administrativo, pois torna-se valor histórico; probatório e informativo.
Ao lidar com os documentos, usa-se a tabela de temporalidade como instrumento para a AVALIAÇÃO [c]
Na preservação de documentos arquivísticos, deve-se considerar AS políticas institucionais voltadas para a prevenção de danos aos documentos. [C]
O método descritivo, no caso dos arquivos, é aplicado ao conjunto de documentos.
Arquivo permanente tem como atividades:
1. Arranjo;
2. Descrição;
3. Publicação;
4. Conservação
5. Referência;
6.
DESCRIÇÃO: Elaboração de instrumentos de pesquisa para:
a) Identificar,
b) rastrear,
c) Localizar dados,
d) seja pela via sumária ou pela analítica, facilitando o acesso aos documentos e a divulgação do acervo.
§ É o “conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para a elaboração de instrumentos de pesquisa.”
§ Preocupa-se, nesta atividade, em lançar os dados principais do documento em uma espécie de banco de dados, permitindo, futuramente, sua identificação, localização ou consulta a informações nele contidas
§ É A descrição dos conjuntos documentais (fundos). Consiste na extração das informações sobre o produtor e sobre os documentos, informações estas relacionadas ao seu conteúdo e à sua estrutura. Essas informações servirão para a elaboração dos instrumentos de pesquisa.
Sucedem ao recebimento do documento no protocolo as seguintes rotinas: difusão, avaliação e descrição.[E]
Para serem considerados permanentes, os documentos devem manter o valor primário.[E~]
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